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研字 [2013] 1号
第一章 总 则
第一条 为实现研究生档案管理的规范化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》及国家的有关文件精神，结合我校实际情况，特制定本办法。
第二条 研究生档案是记述和反映研究生在学期间学习和成长情况的全方位记录，是相关部门全面考察、了解和选拔人才的重要依据。
第三条 研究生档案由研究生部招生办公室负责档案的查阅、借出及日常管理等。
第二章 档案材料的归档范围
第四条 研究生档案应包括以下内容：
高中阶段档案：高中毕业生登记表、高考报名材料、入党入团材料、高中毕业会考材料、奖励材料和处分材料；
大学阶段档案：大学学生登记表、高校毕业生登记表、成绩单、体检表、入党入团材料、奖励材料和处分材料；
工作单位档案：职称、职级评定证书、奖励材料和处分材料等；
硕士研究生阶段档案：硕士报考录取材料、研究生入学登记表、研究生毕业生登记表、研究生学习成绩单、硕士学位审批表、研究生入党材料、体检表、奖励材料和处分材料。
第三章 档案的接收、整理与管理
第五条 研究生部招生办公室负责在招生工作中认真做好学生人事档案的接收、登记、保管和存档工作。
第六条 录取为非定向和自筹经费的研究生，高中阶段、大学阶段和工作单位档案应在开学一个月内将档案转入河北北方学院研究生部，由研究生部招生办负责审核。为未按规定的时间报到入学或经审查不符合录取条件被取消入学资格的新生，其档案退回生源地。
第七条 研究生在学期间的相关档案材料，研究生部各科室应于每年6月及时提交归档材料，由研究生招生办负责于每年7月入档管理。
第八条 研究生档案管理应由专人负责，档案管理员应认真负责，确保研究生档案安全。因管理问题出现损坏、丢失等问题，将根据相关文件追究管理员责任，并给予相应纪律处分。
第四章 档案的查阅与借出
第九条 二级学院查阅学生档案应由所在学院开具介绍信，经研究生部主管领导同意后方可查阅，并办理档案查阅相关手续。
第十条 研究生档案一般不得外借，如特殊需要必须借出使用时，需由借阅单位出具介绍信，经研究生部主管领导签字批准后方可借出，借出时间不得超过10天，档案在借出期间出现损坏、丢失等情况责任由借出单位（学生）负责。借出的档案不得擅自更改或涂抹，一经发现，将按国家相关法律法规予以处理。
第五章 学生档案派遣
第十一条 研究生档案每年7月份根据学生就业情况由研究生部招生就业办将学生档案发往用人单位。无就业单位的研究生档案将发回学生生源所在地。
第十二条 毕业生应在6月中旬以前按照研究生部统一要求将档案派遣信息报送到研究生部。
第六章 其 他
第十三条 本办法自发文之日期执行。
第十四条 未尽事宜按国家及学校相关文件执行。
河北北方学院 研究生部
二○一三年七月五日
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